Google im mobilen Berufsleben

Google bietet nicht nur einen tollen E-Mail-Service sondern auch andere Funktionen, die der Nutzer automatisch und kostenlos mit benutzen kann. In diesem Beitrag möchte ich Ihnene einen kurzen Einblick geben, wie ich diese Funktionen einsetze und was mir das für Vorteile bringt.

Meine Anforderungen

Meine Herausforderung ist mein eher mobiles Leben. Als freier IT-Trainer arbeite ich an immer unterschiedlichen Standorten, nicht nur in Hamburg, in den Standorten dann oft in wechselnden Räumen. Somit kann ich nur über die Webseite auf meine E-Mails zugreifen oder vom Mobiltelefon aus. Mein PC zu Hause wird nicht mehr regelmäßig angeschaltet, somit fällt die effektive Nutzung von Outlook aus. Des weiteren besuche ich immer mal meine Eltern übers Wochenende, dort habe ich natürlich keinen PC oder nur Leihweise einen. Outlook an sich finde ich sehr schön, allein es ist stationär.
Anfangs hatte ich immer das Mobiltelefon direkt mit Outlook über ein Kabel synchronisiert, den Outlook-Kalender mit Google durch die Sync-Tools automatisch abgleichen / synchronisieren lassen, alles stationär mit dem Outlook auf meinem Arbeits-Notebook. Outlook war damit meine zentrale Speicherstätte. Mein Gedächtnis. Da dies schnell zu Problemen führte, musste eine Veränderung her.

Welche Funktionen ich jetzt nutze

• Google-Mail
• IMAP
• Import von Fremd-E-Mail-Anbietern
• Weiterleitung von E-Mails
• Google-Kalender
• Google-Kontakte
• Google-Synchronisation
• Google-Docs (jetzt Google-Drive)

Früher hatte ich die IMAP-Funktion von einem anderen E-Mail-Anbieter genutzt und dafür "teuer" bezahlt. Google bietet IMAP kostenlos. Zudem bot der andere E-Mail-Anbieter, soweit ich mich erinnern kann, viel weniger Speicherplatz. Google bietet grundsätzlich 10GB Speicherplatz an. Ein Freund wies mich dann auf Google-Mail hin. Schwupps den alten Anbieter gekündigt und alle E-Mails auf Google laden lassen. Fertig.

IMAP satt POP3

Wenn ich jemandem Google-Mail empfehle, dann rate ich an, sofort die IMAP-Funktion zu aktivieren und die POP3-Funktion zu deaktivieren. Kurz erklärt:
Bei IMAP werden die E-Mails komplett und NUR auf dem Server gespeichert und NICHT, wie bei POP3, lokal auf den jeweiligen Rechner heruntergeladen. Die angeschlossenen Geräte bekommen dann quasi eine Kopie. Das erfolgt alles automatisch. In den Einstellungen von Google-Mail können Sie die Umstellung auf IMAP schnell und einfach vornehmen.
Link zu Wikipedia IMAP

Google-Mail - Einstellungen IMAP vs POP3

Dazu bietet Google eine sehr einfache Import-Funktion. Nicht nur, dass die vorhandenen lokal gespeicherten E-Mails von Outlook automatisch heruntergeladen und abgeglichen werden, Google-Mail bietet auch an, Postfächer von anderen E-Mail-Anbietern ganz einfach zu importieren.
Weitere Postfächer lasse ich auch einfach weiterleiten an die Google-Mail-Adresse. Diese Option finden Sie, oft gut versteckt, in den Einstellungen Ihres E-Mail-Kontos.

Google-Mail - Einstellungen Konten Import POP3

Das ist die Vorbereitung für die E-Mails. Damit bin ich unabhängig von einem lokalen E-Mail-Programm. Weiter geht's mit dem Kalender.

Der Google-Kalender

Der Google-Kalender benutzt sich wie jeder andere Kalender auch. Da wird das Rad nicht neu erfunden. Er ist nicht ganz so komfortabel und funktionsreich wie der Outlook-Kalender, für "kost nix" und mein mobiles Leben reicht das vollkommen. Inzwischen können Termine für die Übersichtlichkeit eingefärbt werden, das bot Outlook seit der Version Outlook 2003. Herrlich.
Für den Lebensgefährten / die Lebensgefährting kann der Kalender freigegeben werden, das bietet Outlook so nicht, dazu brauchen Sie i.d.R. einen Exchange-Server. Hier ein Beispiel-Screenshot:

Google-Kalender - Termine in Farbe

Wie Sie sehen können, nutze ich den Kalender auch als To-Do-Liste. Ich trage mir Dinge ein, die ich noch erledigen muss und arbeite diese dann zu Hause ab. Das ist einfacher, als auch noch eine Aufgabenliste anzuschauen. Termine in grau sind Unterricht, Termine in gelb sind privat, rote Termine sind To Do, grün ist meine Standard-Farbe eines Termins. Links am Rand werden die freigegebenen Kalender angezeigt, diese können Sie schön einfach übereinander anzeigen oder nur den freigegebenen Kalender. Geburtstage werden automatisch, wie auch bei Outlook, im Kalender eingetragen, wenn Sie diese in den Kontakten eingetragen haben.

Synchronisation - Kontakte - Adressbuch

Google bietet Tools und Anbindungen zur Synchronisation Ihrer Kontakte und natürlich auch Ihres Kalenders an. Unter diesem Link finden Sie eine Übersichtsseite zu den Tools und Hilfeseiten. Selbst mein Blackberry-Knochen lässt sich automatisch abgleichen. Android-Telefone können automatisch mit Angabe des E-Mail-Kontos abgeglichen werden. Bei iPhones soll das ähnlich einfach gehen.

Meine Erfahrung mit dem Blackberry zeigt, dass es relativ schnell geht: Kontakt oder Termin eintragen, etwas warten und der Termin oder der neue Kontakt sind auf dem Telefon oder im Google-Mail-Konto. Bei Androiden geht das wohl deutlich schneller.

Wenn Sie frisch von Outlook kommen, dann war es früher erforderlich, die Kontakte mittels einer aus Outlook exportieren Excel-Tabelle die Kontakte in Google-Mail zu importieren. Dies erforderte einen Haufen Nacharbeit an den Kontakten. Gelohnt hat sich die Arbeit auf jeden Fall. Ob die aktuellen Tools das besser hinbekommen, kann ich nicht sagen.
"Damals" war zum Beispiel das Importieren der Kategorien eine Qual, da mehrfache Kategorien als eine neue eingetragen wurden. So potenzierte sich die Zahl der Kategorien, die in Outlook ursprünglich jeweils einzelne Kategorien waren.
Beispiel: Kategorien für einen Kontakt waren Hamburg, Kunde, Privat und wurden durch den Export in Excel in Google-Mail dann die neue Kategorie "Hamburg Kunde Privat". Da war viel Nacharbeit nötig.
Inzwischen, so hoffe ich, geht das alles einfacher und besser.

Mit diesem Punkt hatte ich dann die Kontakte in Google-Mail importiert, die Synchronisation der Kontakte mit meinem Handy automatisiert und war damit zufrieden. Also waren E-Mails via IMAP auch auf dem Handy zu lesen, der Kalender aktuell gehalten und die Kontakte wurden von alleine abgeglichen. Mehr noch?

Tipps und Tricks für Google-Mail

Was ich noch gerne nutze ist die Möglichkeit mir selbst E-Mails zu schicken. Klingt komisch, ist aber so. Statt mir auf Papier Notizen aufzuschreiben oder eine Aufgabe zu erstellen, die ich dann auch noch kontrollieren muss, maile ich mir dann mit dem dem Betreff "To Do XYZ erledigen" meine Aufgaben. Da ich eh sehr oft in den E-Mail-Account reinschaue, kann ich diese E-Mails dann abarbeiten. Das Löschen der To-Do-E-Mails ist dann ebenso befriedigend, wie das durchstreichen der To-Do-Listen auf Papier. Per Filterregel werden die To-Do-E-Mails automatisch mit einem roten To-Do-Label versehen.

Google-Mail Labels

Nach der Erledigung einfach löschen und fertig ist die Aufgabe. Auch lösche ich gern alle E-Mails, die erledigt sind. Alle Themen, Notizen-E-Mails und ganze Unterhaltungen werden von mir gelöscht, sobald das Thema erledigt ist. Keine Gnade. Das spart Platz, tut gut, erleichtert und befreit.

Aktuelles Beispiel für To-Do-E-Mails:

Eine Kollegin woltle sich einen dringenden Reminder aufschreiben und suchte Papier und Stift. Ich fragte sie:"Soll ich Ihnen eine Mail schicken?" Sie stutze kurz und meinte dann:"Ja, das wäre toll."

QQQ im Namen

In einem Büchlein für das Blackberry habe ich einen Tipp gelesen, der mir sehr geholfen hat. Sich selbst hat man ggf. ja auch in den Kontakten. Wenn nicht, kurz mit E-Mail-Adresse anlegen. In den Namen drei Q eintragen. Beispiel:
Peter qqq Lüders
Warum? Wenn Sie sich selbst eine E-Mail schicken wollen, müssen Sie nun nur noch in die Empfängerleiste die Q tippen und schwupps steht Ihre E-Mail-Adresse dort. Schnell und einfach.

Sprachdiktat

Aktuellere Handys als mein Blackberry-Knochen bieten die Möglichkeit sich E-Mails per Sprachdiktat zu diktieren und zu mailen. Traumhaft! Einfach während der Fahrt dem Handy als persönlichen digitalen Assistenten den Text in eine E-Mail diktieren und versenden lassen. Im Büro oder zu Hause nur noch korrigieren und fertig ist die Arbeit.

Google-Docs

Als Ergänzung können Sie noch Google-Docs nutzen um Dateien und Dokumente einfach zu verteilen. Da muss ich aber gestehen, gefällt mir das Microsoft Office doch besser. Für den einfach und vor allem kostenlosen Hausgebrauch ist Google-Docs natürlich toll. Für unsere Rollenspielrunde schreibe ich dort immer die Protokolle und gebe sie unserem Spielleiter dann frei. Inhaltsverzeichnis, Bilder, Tabellen und Formatierungen sind ausreichend vorhanden.

Zusammenfassung

Mit diesen bisher vorgestellten Möglichkeiten bin ich absolut flexibel, was den Einsatz in meinem mobilen Berufsleben angeht und unabhängig von der Hardware oder einem stationären PC. Ich kann unter Windows und auch unter Linux meine Kalender einrichten, Outlook oder der Outlook-Kopie Evolution nutzen. Beides wird eingerichtet und automatisch synchronisiert. Nutzen tue ich den Google-Kalender aber hauptsächlich direkt über die Webseite. Die Datensicherung ist für mich dann der Google-Account. Unabhängigkeit und Flexibilität gefallen mir an diesem System. Ich kann via Handy Termine annehmen, ergänzen oder löschen. Das ganze via Web ist noch einfacher und quasi überall möglich.

Haben Sie ähnliche Erfahrungen oder Tipps?


Weitere sehr tolle und hilfreiche Tipps finden Sie in Caschys Blog.
Link zu Caschys Blog

Über den Autor:

Peter Lüders ist als freier IT-Trainer/ EDV-Dozent in Hamburg und Schleswig-Holstein tätig.